Administrar um negócio é sempre um desafio para qualquer empreendedor em nosso país. Entre as diversas responsabilidades, a gestão financeira se destaca como uma tarefa essencial para a longevidade de um empreendimento. Um dos pilares mais importantes nesse processo é a gestão orçamentária.
O orçamento funciona como uma bússola que guia a empresa em suas atividades, oferecendo uma direção mais assertiva, controle e, o mais importante, a capacidade de tomar decisões baseadas em dados. Essa ferramenta estratégica permite que as organizações planejem, controlem e avaliem suas operações de maneira eficaz, definindo expectativas de receita (entradas) e gastos (saídas) ao longo de um período específico, geralmente um ano.
Ao criar o orçamento, a empresa estabelece suas prioridades e objetivos financeiros, decidindo quanto espera ganhar, o que planeja gastar e como irá distribuir os recursos entre as diferentes áreas, como engenharia, comercial, marketing, recursos humanos e até mesmo a própria operação. Essa estruturação é essencial e indispensável para um bom gerenciamento financeiro. Neste texto, iremos compreender o processo orçamentário e seus benefícios.
O que é um orçamento empresarial?
O orçamento é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, destinada a reunir e detalhar todas as receitas e despesas em um período pré-determinado. Embora geralmente seja elaborado anualmente, ele pode ser segmentado em semestres, trimestres ou até meses, conforme as necessidades da organização. O principal objetivo do orçamento é planejar e controlar as finanças, ajudando a atingir metas específicas.
Por meio do orçamento, é possível prever receitas e despesas, estabelecer prioridades de gastos e monitorar o desempenho financeiro. Além disso, o orçamento oferece uma base sólida para a tomada de decisões, permitindo que os gestores ajam de maneira estratégica e fundamentada em dados. Em suma, um orçamento bem estruturado é vital para garantir a saúde financeira e o sucesso a longo prazo da empresa.
Como montar o orçamento da minha empresa?
Montar um orçamento empresarial é um processo que exige atenção e precisão, pois envolve várias etapas, cada uma com sua importância fundamental para garantir que o orçamento seja realista, prático e útil para a tomada de decisões estratégicas.
Para facilitar esse desenvolvimento, separei algumas etapas essenciais do processo orçamentário:
Defina os objetivos estratégicos: Estabeleça metas claras e mensuráveis.
Colete dados históricos: Avalie dados financeiros passados para entender padrões.
Projete receitas, custos e despesas: Faça estimativas realistas considerando fatores internos e externos, aliado com os objetivos estratégicos da empresa.
Envolva as áreas: Engaje os líderes de diferentes áreas para incluir suas necessidades, aliadas com os objetivos estratégicos da empresa.
Revise e ajuste: Mantenha o orçamento atualizado, revisando-o regularmente.
Monitore e avalie: Acompanhe o desempenho em relação ao orçamento e faça ajustes conforme necessário.
Quais os benefícios de um orçamento bem elaborado?
Os benefícios de um orçamento bem elaborado, são inúmeros, dentre eles, destaco os três principais:
Controle Financeiro
De fato, uma das maiores vantagens do orçamento é proporcionar um controle financeiro mais eficiente e completo para o empreendedor, afinal, trata-se de um documento completo que reúne previsões para todas as entrada e saídas da empresa.
Dessa forma, será possível estabelecer parâmetros mais concretos, ter uma visão mais ampla e detalhada sobre a situação financeira do negócio, possibilitando uma melhor capacidade de tomar decisões.
Planejamento
O orçamento é abrangente e possibilita um planejamento eficaz para as atividades de toda a organização. Por meio dele, é possível estabelecer previsões detalhadas, permitindo que a área financeira defina os recursos a serem destinados para investimentos, como a aquisição de novas máquinas. Com essa definição, a equipe pode traçar metas prioritárias que gerem os melhores resultados.
Além disso, nas áreas produtivas, o orçamento orienta a produção de acordo com a demanda estabelecida, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente. Isso resulta em análises e planejamentos mais produtivos, potencializando os resultados do negócio, reduzindo custos e tornando o processo de fabricação mais eficiente.
Esse gerenciamento estratégico pode ser aplicado a todas as áreas da organização de diferentes maneiras. O orçamento permite, por exemplo, comparar os resultados previstos com os dados reais, ajudando a identificar quais setores e metas necessitam de mais atenção.
Tomada de decisão com base em dados
Uma das principais vantagens de ter um orçamento bem estruturado é a disponibilidade de dados concretos sobre a empresa, seu desempenho e seus resultados. O orçamento atua como um parâmetro de comparação para o futuro, alinhando os recursos previstos com as expectativas dos colaboradores para o próximo período.
Isso possibilita uma análise detalhada das atividades, permitindo identificar lucros, prejuízos e setores que podem ser aprimorados. Embora existam outras ferramentas que auxiliem nesse aspecto, o orçamento é um dos documentos mais completos, oferecendo um amplo conjunto de dados e previsões para o negócio.
Dessa forma, ele não apenas reúne as entradas e saídas da empresa, mas também permite uma análise mais concreta e realista, fundamentada nas informações traçadas pelo empreendedor e sua equipe.
Por fim, o processo orçamentário é uma poderosa ferramenta de gestão, que implica no envolvimento de todas as áreas para atuar de forma complementar e colaborativa. Aos executivos da organização traz grande visibilidade do desenvolvimento e aderência ao planejamento estratégico.
Quando bem conduzido, é provocativo, tira o gestor da zona de conforto dos dados históricos de sua área acrescidos de percentuais de crescimento. Eliminam as caixas pretas da empresa, custos que se tornaram fixos porque “sempre foram assim”.
É necessário revisitar o planejamento estratégico, recalibrar o alinhamento estratégico entre equipes, questionar quais recursos são essenciais e quais recursos são incrementais. As metas comerciais são por produtos e serviços, com suas margens de contribuição recalculadas e uma análise cuidadosa dos canais de distribuição.
Faça do orçamento uma boa prática para a sua empresa, utilizando-o como uma ferramenta para impulsionar resultados e promover melhorias contínuas.
João Victor Matos, Gestor de Controladoria e Finanças das Indústrias Mill e Mestrando em Administração na Must University.
